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加強各類檔案資料收集工作

日期:2013-6-4

  企業檔案是企業在生產、經營和管理等各項活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄,它反映了企業成長與發展的歷程,是企業重要的資產和信息資源。對于全面了解集團公司當時在征地、拆遷補償,企業收購,項目建設,融資等方面的真實情況和依據有至關重要的作用。近年來,集團公司按照檔案資料管理規范的要求,建立了規范的公司檔案室,檔案工作管理已經走上正軌,資料收集齊全、整理規范、保管安全。但有的下屬單位因人員變動頻繁,責任心不強,交接手續不清,檔案資料的收集不全面,分類不規范,一些技術性、時效性強的文字性材料及圖紙因管理不善,造成遺失;對離職人員的重要資料的收繳整理不及時等原因

  造成資料丟失。在日常工作中忽視對企業在項目立項,工程建設,設備安裝,竣工驗收等方面資料的編制和收集,沒有明確各類檔案資料管理人員的職責,遇到企業設備檢修,資產處置,融資貸款,經濟糾紛等問題處理時無據可查,無從下手,這不但給開展許多工作造成不便,也給企業造成不必要的經濟損失。為進一步加強對各企業以及在建項目形成的各類資料的管理,根據檔案管理的相關規定和要求,特通知如下:

一、加強領導,切實提高對收集各類資料的思想認識

  做好企業各類檔案資料的收集歸檔是企業的一項基礎性管理工作,是企業經營者整體管理水平的體現,是企業各類資產狀況的真實反映和可靠依據,對于促進企業健康持續發展具有重要作用。當前,集團公司正處在項目建設的高峰期,各項目企業在項目審批,建設工程,設備安裝調試,竣工決算驗收等方面形成的原始資料種類繁多,數目龐大。各項目主管領導和具體經手人員要切實增強在項目建設過程中形成各類資料收集歸檔的重要性的認識,增強責任意識,采取有效措施,加強對檔案工作的領導和管理,使各類檔案資料切實發揮好應有的作用。

二、明確工作職責,切實做好檔案管理工作

  鑒于目前集團公司在項目建設方面的實際情況,各企業都要配備兼職檔案管理員,各企業主管領導是檔案管理工作的第一責任人,辦公室主任是直接責任人,進一步健全完善檔案管理制度及工作職責,制定量化管理的目標細則,做好檔案管理工作。一

  是各企業必須按照檔案管理的要求,緊密結合企業實際制定切實可行的規章制度,促進檔案管理規范,保存有序,便于調閱,服務發展;二是在日常工作中要及時收集歸類檔案資料,凡屬外單位來電來文一律實行登記傳閱制度,并和企業本身形成的資料一并有文檔人員收集歸類,按照年度裝訂歸檔;三是為服務工作借閱的檔案一律實行借閱登記制,在保證服務工作的前提下定期收回,以免丟失;四是今后員工離崗,尤其是管理層或者工程技術人員離崗,由本企業主要負責人親自過問,務必交清工作中所涉及的技術資料、設計圖紙、各類檔案等方面資料后,方可辦理離職手續;五是科學劃分類別,為整理歸檔創造基礎條件。根據集團公司各企業的現實情況,一般按照行政管理類,主要包括企業的各類證件,項目立項審批等方面的資料;工程建設類主要包括可行性研究報告,設計圖紙,施工技術資料,竣工決算驗收等方面的資料;生產技術管理類主要包括設備訂購合同,設備各類技術資料等。六是實物檔案要切實落實檔案保管、保密、借閱、銷毀等各項制度,把檔案安全工作貫穿于檔案接收、保管和利用等工作的各個環節,加強檔案庫房的安全管理,定期做好設備、設施的檢修、維護工作。

三、查缺補漏,切實做好各類資料的收集歸檔工作

  各企業要按照文件要求,認真開展對企業各類資料是否齊全的自查工作,清理對因地址,時限到期需要變更的要及時進行變更,因工作原因在個人手中的相關工程技術資料要清理交還單位

  進行歸檔,在本單位不具備保管條件的要上交集團公司辦公室進行統一歸檔。近期內各單位要清理所屬土地及土地證、房產證等相關證件,查缺補漏,逐個清理,切實做到對各宗土地及房產底子清,情況明,逐步使資產管理工作規范化,確保集團公司資產增值保值不流失。


武威全圣實業集團有限公司

                               2013年6月4日

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